Fazer uma boa gestão do consultório é fundamental para garantir o sucesso do seu empreendimento a longo prazo e continuar entregando bons serviços aos pacientes.
Abrir e gerir uma empresa no Brasil não é uma tarefa fácil. Para os profissionais de saúde, esse desafio pode ser ainda maior, já que assuntos como gestão, administração e marketing não costumam ser vistos na faculdade.
No entanto, adquirir esses conhecimentos para gerenciar melhor o seu empreendimento é um grande passo para conquistar diferenciais, destacar a sua marca no mercado e conquistar cada vez mais pacientes.
Neste artigo, você irá conferir algumas dicas para alcançar esse objetivo e ter a excelência na gestão do seu consultório.
Continue a leitura!
7 dicas para otimizar sua gestão de consultório
Fazer uma boa gestão de consultório é indispensável para crescer sua empresa, captar investimentos, diferenciar a sua marca e levar o melhor aos seus pacientes.
De acordo com uma pesquisa do Sebrae, as principais causas do fechamento de empresas no Brasil são: falta de conhecimento prévio, gestão empresarial e comportamento empreendedor.
Por isso, é necessário aprender sobre gestão e administração para alcançar bons resultados no seu negócio e continuar entregando a melhor experiência em suas consultas.
Acompanhe agora 7 dicas que irão te ajudar a alcançar esse objetivo!
1. Mapeie seus processos internos
Em primeiro lugar, para melhorar a sua gestão de consultório, é preciso mapear seus processos internos.
Dessa maneira, você consegue identificar gargalos, atrasos e ineficiências que podem estar prejudicando a gestão do seu negócio.
Afinal, com essas informações, você irá entender como o seu consultório funciona, citar pontos fracos e fortes e implementar medidas para tornar o trabalho mais eficiente.
Nesta etapa, a ajuda de sua equipe é super importante. Por isso, converse com eles para que vocês listem juntos tudo o que for relevante na rotina.
Ao identificar essas oportunidades de melhorias, você pode otimizar a comunicação com os pacientes, reduzir o tempo de espera e garantir que todos os procedimentos sejam realizados de forma adequada.
2. Invista em uma boa ferramenta de gestão de consultório
Você ainda organiza as informações do seu consultório em arquivos espalhados no computador?
Após mapear seus processos, o próximo passo para otimizar a sua gestão é contar com um bom software médico.
Com ele, você garante funcionalidades essenciais para centralizar todos os dados do seu negócio em um só lugar. Tudo isso com segurança, praticidade e agilidade.
O prontuário eletrônico, por exemplo, além de não ocupar espaço físico no seu consultório, facilita a inserção de informações e permite que você foque mais no paciente durante as consultas.
Além disso, com um bom sistema, você também conta com receituário digital, ficha de pacientes, agenda médica e até gestão de marketing.
3. Cuide da saúde financeira
Organizar suas contas a pagar e receber, contas bancárias e repasses de profissionais é outro passo crucial durante a gestão de consultório.
Para este tópico, a tecnologia também pode ser a sua aliada pois, com um sistema, você insere suas informações financeiras e consegue gerar relatórios importantes para a sua tomada de decisão.
Além do mais, você centraliza seus recibos, fornecedores, tipos de gastos ou despesas e centros de custo.
Assim fica muito mais fácil organizar sua gestão e entender exatamente a situação financeira do seu empreendimento.
4. Organize sua agenda
Seus atendimentos costumam atrasar com frequência?
Se sim, é hora de rever a organização da sua agenda.
A agenda de um profissional de saúde é a ferramenta que dita o dia a dia no consultório. Por isso, cuidar dela com atenção garante que você irá equilibrar seus atendimentos e evitar atrasos.
Para isso, existem algumas dicas que podem ajudar bastante:
- Entenda quanto tempo duram seus atendimentos e procedimentos. Assim você separa o intervalo ideal na agenda para cada um;
- Deixe um pequeno espaçamento entre uma consulta e outra para se reorganizar em caso de imprevistos ou se preparar melhor para o próximo paciente;
- Utilize uma agenda online para ter acesso a ela de qualquer lugar, e alterar horários de forma prática e fácil;
- Conte com funcionalidades como agendamento online e confirmação de consultas para melhorar a experiência de seus pacientes e otimizar sua organização interna.
5. Treine sua equipe
Colaboradores bem treinados fazem toda a diferença para a gestão de consultório.
Afinal, eles também gerenciam o seu negócio e lidam com pacientes. Por esse motivo, oferecer treinamentos periódicos irá melhorar a rotina do consultório e incentivá-los ainda mais.
Especialmente ao aderir a novas tecnologias, o treinamento e acompanhamento são fundamentais para manter os processos organizados e atingir os objetivos propostos.
6. Controle o estoque
Um bom gerenciamento de estoque permite o controle dos medicamentos e materiais utilizados no dia a dia, evitando o desperdício e a falta de insumos necessários para o atendimento aos pacientes.
Além disso, ajuda a reduzir os custos do consultório, garantindo que os recursos sejam utilizados de maneira eficiente.
Outro ponto importante é a garantia de qualidade dos insumos utilizados, pois a falta de controle sobre o estoque pode levar à utilização de produtos vencidos ou de baixa qualidade, colocando em risco a saúde dos pacientes.
Por fim, a gestão de estoque também contribui para a organização e otimização dos processos internos, tornando o atendimento mais ágil e eficiente.
7. Faça pesquisas de satisfação com os pacientes
Você costuma realizar pesquisas de satisfação com seus pacientes?
Essas pesquisas são extremamente úteis para qualquer estabelecimento de saúde. Isso porque a satisfação dos pacientes é um indicador essencial da qualidade do atendimento e fornece informações valiosas para a melhoria contínua dos serviços.
Além disso, ao demonstrar interesse na opinião dos pacientes, o consultório pode construir uma relação mais próxima e empática com eles, o que pode resultar em maior fidelização e recomendação a outros pacientes.
Para realizar esse tipo de pesquisa você pode, por exemplo, contar com uma ferramenta de e-mail marketing.
Desse modo, é possível enviar pesquisas, comunicados e conteúdos de forma fácil, o que também gera aproximação com os pacientes.
Um sistema médico, como o Versatilis System, oferece integração com ferramentas de gestão de relacionamento com o cliente e e-mail marketing, com a RD Station ou Nectar CRM.
Além desse benefício, o sistema ainda disponibiliza gestão financeira, prontuário, agenda e ficha de pacientes, para a centralização e controle das informações do seu consultório.
Ao seguir todas essas dicas, tenho certeza de que você irá melhorar bastante a gestão do seu consultório, controlar melhor as suas finanças e fidelizar mais pacientes.
E se você deseja ter um software médico que irá te ajudar em todos esses pontos, agende agora uma demonstração gratuita do Versatilis e veja tudo isso na prática!
