Aprender como agendar pacientes de forma eficaz é um dos pilares para garantir um bom fluxo de atendimento e a satisfação.
A organização da agenda médica é um dos pilares da sua prática na saúde. Afinal, nela se concentram todos os seus compromissos e qualquer impacto nela afeta diretamente a qualidade do atendimento e a imagem da sua clínica ou consultório.
Nesse sentido, um processo estruturado otimiza o tempo da sua equipe, acompanhando a demanda de atendimentos, que pode ser alta e variada, e operando de forma a minimizar os erros.
Para conseguir um agendamento eficaz, é necessário então adotar algumas práticas e ferramentas que serão suas maiores aliadas nessa operação.
Neste artigo, você irá conferir quais são essas práticas e como elaborar estratégias simples para que você e sua equipe agendem de forma eficiente, com foco em otimizar o tempo e melhorar a experiência dos pacientes.
Vamos começar!
Qual é a importância de aprender como agendar pacientes de forma prática?
O agendamento eficiente é um dos pilares para garantir a satisfação do paciente, mantendo um ambiente sem filas e as consultas em seu andamento normal.
Segundo um artigo da Revista Epidemiologia e Serviços de Saúde:
“A dificuldade de agendar consultas é um dos principais fatores de insatisfação, uma vez que esperar por longos períodos de tempo, geralmente, resulta em consultas mais curtas.”
Desse modo, um bom agendamento permite uma rotina organizada, reduz o risco de atrasos, bem como de cancelamentos inesperados e superlotação na agenda.
Para garantir essa organização, contar com um bom sistema de agenda médica é fundamental para a produtividade. Por meio dele, você consegue ter horários bem distribuídos e evitar erros manuais, como a sobreposição de consultas.
Um processo de agendamento eficaz também é um grande aliado de sua gestão administrativa, pois garante uma comunicação sem atritos entre os membros da equipe, garantindo que as informações fiquem sempre atualizadas.
Por tudo isso, investir em boas práticas de agendamento é uma estratégia obrigatória para promover a confiança e a fidelização dos seus pacientes.
5 passos para agendar pacientes de forma prática e eficaz
Para ter uma agenda médica eficiente, você precisa fazer um planejamento cuidadoso e usar as ferramentas adequadas, garantindo o bom uso da tecnologia. Confira a seguir 5 passos simples e eficientes para organizar de vez a sua agenda!
Passo 1: utilize um sistema de agendamento online
O primeiro passo, e um dos mais importantes, é contar com um bom sistema de agendamento. Com ele, você consegue modernizar seu atendimento e acessar sua agenda de qualquer lugar e a qualquer hora.
Essa sincronização automática ajuda na eliminação de erros, como marcações duplicadas ou confusão de horários.
Além disso, a opção de agendar de forma online, sem precisar entrar em contato com as recepcionistas, oferece grande comodidade aos pacientes.
Passo 2: faça a confirmação de consulta com antecedência
Em seguida, envie lembretes automáticos de consulta com antecedência. Com esses lembretes e confirmações, você consegue reduzir as faltas e os cancelamentos de última hora.
Esses envios podem ser feitos via WhatsApp, e-mail e SMS, e um bom sistema de gestão de agendamentos ajuda neste ponto também.
Por meio de um sistema, como o Versatilis System, além do Portal do Paciente, na qual as pessoas conseguem agendar consultas de forma online, você ainda conta com o envio automático de lembretes e confirmações. Bem prático, você não acha?
Passo 3: entenda a duração de seus diferentes tipos de consulta
Depois, é necessário entender com mais clareza quanto dura cada um de seus atendimentos, e separar horários de acordo com o tipo de consulta.
Por exemplo, consultas de retorno e de rotina podem ser agendadas pela manhã, enquanto consultas mais complexas podem ser melhor atendidas na parte da tarde.
Com essa separação em blocos específicos, você evita atrasos e longas esperas e consegue uma maior previsibilidade do seu dia.
Passo 4: deixe alguns minutos de intervalo entre uma consulta e outra
A simples atitude de deixar alguns minutos de intervalo entre uma consulta e outra podem fazer toda a diferença para diminuir seus atrasos.
Afinal, com esses minutos a mais, você conquista uma maior flexibilidade e, assim, caso haja uma demora maior em uma consulta específica, você tem esse tempo de sobra, diminuindo a chance de prejudicar o próximo atendimento.
Passo 5: mantenha uma lista de espera de pacientes
Ter uma lista de pacientes que estão dispostos a serem atendidos em horários que surgirem devido a cancelamentos também é muito interessante para agendar seus pacientes com eficiência.
Nesse sentido, com essa lista de espera, fica muito mais fácil fazer encaixes de consulta e evitar buracos na sua agenda, de modo a aproveitar ao máximo todo o tempo disponível.
Conte com o Versatilis System para agendar pacientes com eficácia!
Conforme vimos ao longo do conteúdo, contar com um bom sistema de agendamento é essencial para otimizar a organização do seu dia a dia.
O Versatilis System é um sistema para médicos completo, que conta não só com o agendamento eletrônico e uma agenda online fácil de usar, mas com outras funcionalidades que fazem a diferença na sua rotina clínica.
Com ele, você consegue manter todos os profissionais atualizados em relação a seus horários, contando com agendamento online e o envio de lembretes e confirmações de consulta.
Além disso, com as integrações com o prontuário eletrônico, prescrição, telemedicina e gestão de pacientes, fica mais prático atender de forma completa e realizar processos integrados e fluidos.
Assim, você conta com mais organização e praticidade e diminui o tempo gasto em tarefas manuais, obtendo mais tempo para focar em levar ao paciente uma experiência incrível de ponta a ponta.
Por isso, se você precisa contar com um sistema de agenda completo e versátil para o seu dia a dia, conheça o Versatilis System!
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