A confirmação de consulta é o processo de lembrar os pacientes da consulta, seja por telefone ou mensagem, e obter uma confirmação, seja ela positiva ou negativa. Em caso de negativa, é preciso remarcar a consulta com o paciente e evitar o horário vago.
As instituições de saúde sabem como é desafiante reduzir o absenteísmo dos pacientes, também conhecido como taxa de no-show, os famosos horários vagos na agenda que aparecem de repente.
Além de representar um prejuízo financeiro, também é ruim para o paciente, que não recebe o tratamento necessário, e para o médico, que se vê com um horário vago inesperado.
Você pode combater as faltas dos pacientes por meio de ligações ou mensagens automáticas via um sistema médico que consegue reduzir as faltas da clínica em até 50%!
Neste artigo você vai aprender o que é a confirmação de consulta, qual sua importância e como fazer na prática. Acompanhe!
O que é confirmação de consulta?
A confirmação de consulta refere-se ao processo de lembrar os pacientes da consulta e confirmar se eles podem comparecer ou não para o atendimento. Esse lembrete pode ser feito por meio de ligação, WhatsApp, e-mail, SMS, entre outros canais.
O principal objetivo é evitar os horários vagos nas agendas dos profissionais de saúde da instituição. Ao confirmar que um paciente vai precisar faltar no dia anterior, por exemplo, ainda há tempo de realocar outra pessoa no horário.
Os lembretes e confirmações de consultas automáticos, enviados via um sistema médico com agendamento online, ajudam tanto os profissionais da recepção, que automatizam uma tarefa importante do dia a dia, quanto pacientes, que não se esquecem do compromisso.
Inclusive, a maior parte das faltas acontecem devido a esquecimento ou imprevistos. Não podemos controlar os imprevistos, mas podemos evitar o esquecimento por parte dos pacientes, concorda?
Qual a importância da confirmação de consulta?
Os pacientes faltam por diversos motivos, mas quais são os mais recorrentes?
O mais comum é o esquecimento, mas o absenteísmo também pode ser causado por imprevistos, problemas de deslocamento (trânsito ou acidentes), desinteresse, tentativa frustrada de contato ou dificuldade para remarcar.
A confirmação de consulta automática pode ajudar em diversos motivos. No caso do esquecimento, os pacientes são lembrados no dia anterior ou horas antes da consulta, evitando essa causa comum!
Em casos de desinteresse, tentativa frustrada de contato ou dificuldade para remarcar, ao receber uma mensagem e/ou ligação da instituição sobre a consulta, o paciente tem a chance de falar sobre o cancelamento ou remarcação, ao invés de simplesmente faltar.
Ou seja, o processo de confirmação de consulta apenas não consegue evitar imprevistos. E mesmo que um aconteça, o paciente tem acesso rápido a uma conversa com o contato da clínica, quando ela foi iniciada pelo WhatsApp.
Como fazer a confirmação de consulta em clínicas e consultórios?
O método mais antigo para realizar a confirmação de consulta na sua clínica ou consultório é por meio do telefone. Normalmente, quem fica encarregado dessa tarefa são os profissionais da recepção.
O problema desse método é que ele toma muito tempo dos profissionais, que muitas vezes não conseguem recepcionar os pacientes que estão na clínica, pois estão ocupados demais com o telefone.
Além disso, como muitas ligações devem ser feitas para confirmar consultas e ainda há ligações chegando para marcar atendimentos ou solucionar dúvidas, eles precisam ser rápidos e, em muitos casos, podem soar frios ou até rudes.
Essa com certeza não é a impressão que você deseja passar com sua marca profissional, não concorda?
O ideal é que você automatize as confirmações de consulta por meio de lembretes automáticos. A Nina, por exemplo, é a maior plataforma de confirmação de consultas do Brasil e seu envio é via WhatsApp, e-mail, SMS e ligação.
A Zenvia também é uma plataforma de confirmação de consultas via SMS reconhecida no mercado.
Ambas as plataformas estão integradas com o sistema de gestão definitivo de clínicas e consultórios do Brasil, o Versatilis System.
A agenda do sistema também oferece diferentes telas para agendamento. A mais utilizada é a do mês atual, em que mostra a disponibilidade dos dias por meio das cores verde, vermelho e amarelo.
A cor verde sinaliza os dias totalmente livres, o amarelo, dias com apenas alguns horários livres e a cor vermelha mostra dias totalmente ocupados. Uma ótima forma de garantir a organização visual e eficiente da agenda.
Também é possível configurar os dias da semana que os profissionais de saúde atendem na clínica, o horário de início e fim dos atendimentos, bem como de quanto em quanto tempo o profissional atende na instituição.
Como o próprio nome diz, o Versatilis System é extremamente versátil.
Se você tem uma necessidade específica que a plataforma ainda não atende – apesar de ser difícil de acontecer – há a possibilidade de desenvolver. É claro, levando em consideração o tempo e investimento para a criação.
Você já teve problemas com algum suporte? Isso não vai acontece no Versatilis, pois a equipe de apoio ao cliente oferece um suporte rápido e humanizado, totalmente sem robôs.
A Versatilis System também é o único sistema híbrido para consultórios do mercado.
Seu programa pode estar 100% na nuvem, caso você tenha uma internet estável na clínica, ou adotar o modelo híbrido. Isso significa que você não precisa depender da internet para que o sistema funcione, e ainda conta com um backup diário das suas informações.
Diariamente uma cópia dos seus dados é enviada para nosso servidor, a AWS, o melhor servidor em nuvem do mundo, utilizado por outras instituições renomadas como Casa Branca, Netflix, iFood, NASA, entre outras grandes companhias.
Essa vantagem é importantíssima para um país tão extenso como o Brasil, em que muitas regiões não têm estabilidade garantida para a internet.
Mesmo que você não more nessas regiões, pode sofrer com uma queda de internet em seu bairro ou pode precisar viajar para locais sem acesso fácil a internet.
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