A remarcação de consulta de forma correta mantém a agenda médica organizada e com poucas faltas, contribuindo para a rotina profissional.
Levar aos pacientes um bom cuidado de saúde e assegurar a realização eficaz dos procedimentos clínicos impacta diretamente na satisfação e no bem-estar deles.
Nesse sentido, cuidar dos detalhes de cada etapa da jornada do paciente, como a remarcação de consulta, fortalece a reputação e a confiança na sua clínica.
Por isso, ao seguir as boas práticas nesse processo, você aprimora a qualidade dos serviços, garantindo uma rotina organizada para você e todos os colaboradores.
Neste conteúdo, vamos conversar sobre a importância do processo de remarcação, e como realizá-lo corretamente com a ajuda da tecnologia.
Acompanhe!
A importância da remarcação de consulta de forma correta na clínica
Uma gestão eficaz de consultas é fundamental para que você consiga evitar faltas e buracos na agenda médica. Afinal, essas lacunas prejudicam a produtividade e a satisfação dos pacientes.
Segundo um artigo da Revista da Escola de Enfermagem da USP:
“As faltas às consultas médicas agendadas causam prejuízos aos serviços, tanto no aspecto financeiro como no individual, e têm como consequência o aumento das filas de espera e tempo para remarcação de consultas.”
Desse modo, uma boa remarcação de consulta demonstra uma valorização da organização e responsabilidade.
Esse processo começa, então, por priorizar uma comunicação clara com os pacientes que consiste, entre outras coisas, em informar de forma ágil sobre a disponibilidade de novos horários.
Também é preciso contar com uma agenda online atualizada para facilitar essa reprogramação, o que colabora com a redução das faltas.
Se os pacientes conseguem remarcar suas consultas de forma simples, eles são mais propensos a comparecer. Por isso, a remarcação ajuda a manter uma agenda médica cheia e produtiva.
Consequentemente, estruturar essa atividade é um passo crucial para otimizar a rotina profissional da sua clínica, melhorando a utilização dos recursos e o fluxo de trabalho.
5 passos para fazer o processo de remarcação de consulta de forma correta na clínica
Agora que você já sabe da importância de fazer a remarcação de forma correta, confira a seguir 5 passos simples para alcançar esse objetivo.
Passo 1: conte com uma boa agenda médica online
O primeiro passo para ter um processo de encaixe e remarcação de consultas eficaz é contar com uma boa agenda médica online.
Isso porque um bom sistema facilita a remarcação de consultas, envia lembretes de consulta automáticos aos pacientes e mantém a agenda atualizada em tempo real.
O Versatilis System, por exemplo, por meio do Portal do Paciente, oferece o agendamento online. Com ele, os pacientes podem agendar e reagendar consultas a qualquer hora e de qualquer lugar, o que facilita enormemente todo o processo.
Assim, contar com a tecnologia é fundamental para que você evite os conflitos de horários e garanta que a agenda esteja sempre otimizada.
Passo 2: estabeleça protocolos de comunicação com o paciente
Em seguida, é necessário definir protocolos claros para a comunicação com os pacientes.
Neste ponto, você pode contar com a ajuda de mensagens de confirmação de consulta, lembretes e notificações de alteração de horário.
Para que sejam eficazes, é preciso enviar as mensagens por meio de múltiplos canais, como SMS, e-mail e ligações telefônicas. Esse processo garante que os pacientes recebam as informações necessárias de maneira oportuna.
Passo 3: treine sua equipe
Outro passo que não pode faltar para que você tenha um bom reagendamento de consultas é o treinamento da equipe da recepção.
Nele, você deve incluir habilidades de comunicação, boas práticas quanto ao uso do sistema para médicos e técnicas para lidar com cancelamentos de última hora.
Ao manter seus colaboradores bem treinados e motivados, você garante que os pacientes se sintam bem atendidos, melhorando a experiência deles com seus serviços.
Passo 4: ofereça flexibilidade de horários
Ter diversos horários disponíveis para o reagendamento permite que os pacientes escolham um momento que seja conveniente para eles.
Por isso, talvez seja interessante você adicionar horários fora do expediente tradicional, como no início da manhã ou à noite. Essa flexibilidade pode aumentar a adesão dos pacientes às consultas remarcadas.
Um bom recurso para contar com essas consultas fora do horário comercial é a telemedicina. Com ela, você oferece uma assistência rápida e acessível aos pacientes, conquistando e oferecendo mais flexibilidade.
No Versatilis System, você conta com um sistema completo, que inclui uma boa agenda médica online e recursos seguros para a telemedicina. Essa integração tem um impacto bastante positivo para a sua organização.
Passo 5: monitore os resultados e colha feedbacks
Ao aplicar essas boas práticas, lembre-se sempre de analisar os dados para seguir monitorando a frequência de remarcações e cancelamentos. Dessa forma, você poderá identificar padrões e áreas de melhoria.
Além disso, compreender as razões comuns para remarcações te ajuda a ajustar políticas e melhorar a experiência dos pacientes. O resultado não pode ser diferente de uma clínica mais eficiente e com maior satisfação dos pacientes.
A importância da tecnologia para a remarcação de consulta
A remarcação de consulta é um processo cuidadoso, que precisa de recursos eficientes para ser feito corretamente e não deixar lacunas na agenda que irão prejudicar a sua rotina.
Por isso, contar com a tecnologia é o primeiro passo para a eficiência e a qualidade do reagendamento. Com ela, é possível obter organização e flexibilidade para profissionais e pacientes.
Um sistema como o Versatilis System possui uma agenda online eficaz, que você consegue acessar de qualquer lugar e remarcar consultas de forma rápida e precisa.
Além disso, ele conta com o envio dos lembretes automáticos, que reduzem em até 50% as faltas da sua clínica ao lembrar os pacientes sobre suas consultas próximas. Assim, você melhora bastante a adesão dos pacientes.
Somado a isso tudo, temos o agendamento online, que além de otimizar as rotinas dos profissionais da recepção, é uma conveniência cada vez mais valorizada, pois ele garante uma experiência mais fluida e satisfatória.
Por sua vez, a telemedicina amplia as possibilidades aumentando o alcance do seu atendimento médico com comodidade e segurança.
Ter um sistema que integra todos esses pontos e conta com outros recursos, como prontuário eletrônico, otimiza o tempo de todos os colaboradores e ajuda a garantir uma experiência incrível aos pacientes.
Por isso, se você deseja contar com a tecnologia para oferecer um atendimento mais organizado, personalizado e acessível, conheça o Versatilis System!
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