Ao garantir uma ótima gestão financeira em sua clínica ou consultório, você consegue saber exatamente qual é a situação financeira do seu negócio, como e quando investir, e o que fazer para ter mais rentabilidade.
Por geralmente não terem a matéria de controle de finanças durante a graduação, muitos médicos gestores deixam essa área de lado em seus empreendimentos, ou não ignoram, mas não sabem como fazer.
Esse erro pode ser fatal e ocasionar no fechamento da clínica, o que é ruim tanto para o médico, que terá um prejuízo financeiro, quanto para os pacientes, que não poderão ter o serviço de qualidade desse profissional.
Segundo um estudo sobre a gestão financeira em um hospital universitário, a importância de um bom controle financeiro vai além das responsabilidades legais da instituição e a garantia de seu funcionamento, sendo também uma responsabilidade para uma prestação de serviços de saúde de qualidade.
“A gestão financeira, além de ser uma área sujeita ao controle legal e às normativas burocráticas, constitui ainda uma área de exercício da cidadania, visto que mais recursos implicam em melhor e maior oferta de procedimentos, produtos e serviços.”
Neste artigo você vai aprender o que é a gestão financeira para clínicas e consultórios, sua importância e como fazê-la corretamente. Continue a leitura!
O que é a gestão financeira em clínicas e consultórios?
A gestão financeira em clínicas e consultórios é toda ação que visa gerenciar as suas finanças, com o objetivo de fazer o melhor uso possível dos seus recursos. Entre as ações possíveis, podemos citar:
- Planejamento financeiro, seja um planejamento de curto, médio ou longo prazo
- Registro de movimentações financeiras, como pagamentos de pacientes e despesas como compra de materiais
- Investimentos realizados na clínica, como reformas, compra de equipamentos ou assinatura de um software de gestão
- Análise de relatórios financeiros, como centro de custo que mais gera despesa ou procedimento médico que mais traz lucro para a clínica
Para iniciar seus estudos sobre a área de finanças, é essencial conhecer termos importantes que vão impactar na sua gestão. Veja os principais deles a seguir:
- Capital de giro: como o nome diz, é o capital necessário para que sua clínica continue “girando”, ou seja, funcionando. É o dinheiro que você precisa ter para manter sua clínica em operação
- Ponto de equilíbrio: é a quantidade ideal de consultas ou procedimentos que você deve realizar para conseguir pagar todas as despesas da clínica e não ficar no vermelho, logo, o ponto de equilíbrio não representa lucro e nem prejuízo
- Lucro operacional: refere-se ao resultado financeiro adquirido por meio dos serviços prestados pela clínica antes do pagamento de impostos, como o Imposto de Renda ou Contribuição Social
- Lucro líquido: representa o resultado financeiro após o pagamento de despesas e impostos, sendo seu resultado financeiro final
- Gestão orçamentária: analisa e gerencia os acontecimentos que impactam nas finanças da clínica, como o pagamento de salário dos funcionários e o recebimento de pagamentos de pacientes, por exemplo
- Fluxo de caixa: ferramenta financeira que registra todas as movimentações de dinheiro da clínica, permitindo que você saiba em tempo real qual é o seu saldo e projeções financeiras futuras
Qual é a importância da gestão financeira para clínicas e consultórios?
Agora que você sabe o que é a gestão financeira e termos relacionados a essa área, talvez esteja se perguntando qual é a real importância de todos esses processos para a sua clínica. Será que são todos necessários?
A resposta é: sim! Ter uma gestão financeira organizada e, de preferência, automatizada por um software de gestão para clínicas e consultórios, é fundamental.
Em primeiro lugar, não ter um bom controle das suas finanças pode causar problemas com suas responsabilidades legais, como o pagamento de impostos para a Receita Federal.
Mesmo que não seja sua intenção, ao declarar movimentações financeiras que não condizem com a realidade da clínica, mesmo que seja algo pequeno que foi apenas esquecido ou não registrado, pode provocar uma grande dor de cabeça.
Afinal, os órgãos reguladores partem do princípio que você tem todos esses processos organizados, pois estamos lidando com uma empresa e é essencial que você veja sua clínica dessa forma.
Em segundo lugar, ao ter controle total sobre sua situação financeira, você sabe o que precisa fazer para crescer, seja por meio de investimentos ou expansão do espaço do consultório, e não só sabe o que fazer como tem capacidade financeira para realizar essas ações.
Por último, mas com certeza não menos importante, garantir que você não está no vermelho, e melhor, gerando lucro, assegura que seus pacientes poderão contar com seu serviço de qualidade pelo tempo necessário.
Como fazer a gestão financeira em clínicas e consultórios
Separamos estas dicas valiosas para você começar a sua gestão financeira sem cometer erros comuns.
- Faça seu planejamento financeiro: tudo na gestão da clínica começa com um planejamento. Da mesma forma que você se planeja para abrir um negócio ou realizar atendimentos, você também deve planejar suas finanças. Caso você nunca tenha feito esse tipo de planejamento, comece mapeando quais são suas fontes de entradas e saídas financeiras, além de definir metas que vão nortear suas ações. Se você deseja expandir sua clínica daqui a 5 anos, quais são as ações que deve tomar agora, pensando nessa visão de futuro?
- Registre seu fluxo de caixa diariamente: um erro comum no controle financeiro de clínicas e consultórios é deixar para registrar movimentações financeiras no fluxo de caixa para depois. Crie o hábito entre você e seus funcionários de registrar qualquer movimentação na hora que ela acontece e, se não for possível, deve ser pelo menos no mesmo dia. O fluxo de caixa te ajudará a entender sua situação atual e projeções futuras apenas se estiver sendo registrado corretamente.
- Saiba o seu custo-hora de trabalho: assim como muitos médicos, talvez você tenha dificuldade em definir um preço justo e, ao mesmo tempo, lucrativo para sua consulta. Para calcular esse valor é necessário saber seu custo-hora de trabalho, ou seja, o quanto você gasta em uma consulta. O que você precisa fazer é pegar todas as despesas: conta de água, luz, salários de funcionários, materiais usados na consulta, entre outros, e dividir pela sua hora de trabalho. Se sua consulta dura uma hora, por exemplo, faça o cálculo dividindo as despesas por 1 hora. Esse valor é o mínimo que você deverá cobrar para não ter nenhum prejuízo. O lucro que você colocará em cima desse valor será baseado no quanto você deseja faturar, se é 20, 30 ou 50%, por exemplo.
- Separe os custos fixos e variáveis: os custos fixos são aqueles que não se alteram independentemente de quantas consultas você realiza, como o custo do aluguel e salário de funcionários. Já os custos variáveis são o oposto, eles são impactados diretamente pela quantidade de consultas que você realiza, como materiais descartáveis. Separar seus custos nessas categorias vai te ajudar na análise de relatórios financeiros para entender como economizar ou negociar pagamentos.
- Não misture contas pessoais com as contas da clínica: outro erro comum que médicos gestores cometem é misturar as contas pessoais com as contas da clínica como se fossem uma só. Porém, ao não separar as contas você nunca saberá se sua clínica está se mantendo de forma saudável como um negócio. Mesmo que você seja o fundador, assim como os outros funcionários, você deverá receber seu salário, chamado de pró-labore, o famoso “salário do sócio”. É o salário calculado por todas as responsabilidades que você exerce na clínica, como atendimentos, gestão, contratação de pessoas, assim por diante. Para calculá-lo, você pode seguir a lógica do cálculo de custo-hora, mas considerar tudo que você realiza e adicionar um lucro de 30%, por exemplo. Se for uma tarefa complexa, não hesite em pedir a ajuda de um contador de confiança.
- Conte com um sistema para clínicas com uma ótima gestão financeira: todos esses processos se tornam mais fáceis quando você tem um software de gestão para clínicas e consultórios com uma área de finanças, que te entregará de forma automática informações como fluxo de caixa, contas a pagar, pagamentos a receber, entre outros.
Espero que o conteúdo tenha sido útil! Caso tenha gostado, não deixe de ler outros artigos do nosso blog.
