O WhatsApp para clínicas permite que você realize um atendimento ágil e eficiente para seus pacientes, sem necessidade de pagar por um aplicativo, uma vez que o WhatsApp é gratuito.
Para usar esse aplicativo com eficiência e responsabilidade, sem infringir as normas do Conselho Federal de Medicina, e, ao mesmo tempo, garantindo um ótimo atendimento para seus pacientes, é necessário conhecer o app e seguir boas práticas.
Saiba quais são elas neste artigo. Acompanhe!
Qual a importância do WhatsApp para clínicas?
Um estudo de 2022 da We Are Social e Hootsuite mostrou que, no Brasil, o WhatsApp tem 165 milhões de brasileiros no app e é o aplicativo mais utilizado do país! Não é à toa que muitas operadoras oferecem o WhatsApp gratuitamente em seus planos.
Pensando globalmente, as pessoas ao redor do mundo gastam, em média, 12,5 trilhões de horas na internet, principalmente nas redes sociais, o que inclui o WhatsApp.
Ou seja, para manter contato com seus pacientes de forma contínua e assertiva, provavelmente não existe um aplicativo melhor do que o WhatsApp.
Faça a seguinte reflexão: quantas pessoas ainda acessam o aplicativo de mensagem do próprio celular? Quantas SMS são enviadas e nunca são lidas pelos seus pacientes, pois sempre assumem que são propagandas ou avisos desnecessários?
A verdade é que o SMS, apesar de ainda ser eficiente para alguns públicos, perde muito espaço para o WhatsApp. Por isso, as clínicas optam por essa rede social para entrar em contato com os pacientes.
Porém, é preciso seguir as mesmas práticas do atendimento humanizado das suas consultas, como chamar o paciente pelo nome, pedir permissão para enviar mensagens e não ser intrusivo!
Dessa forma, você mantém um atendimento eficiente com a humanização que a área da saúde precisa. Agora que você conhece a importância dessa rede social para sua clínica, continue a leitura para saber como usá-la na prática.
Como usar o WhatsApp para clínicas e fazer um bom atendimento?
1. Use o WhatsApp Web
Um dos motivos do atendimento pelo WhatsApp demorar é a demora do profissional em pegar o celular, abrir o aplicativo e digitar todas as mensagens pelo teclado mobile (teclado do celular).
Porém, com o WhatsApp Web, que você pode acessar pelo computador clicando neste link: https://web.whatsapp.com/, você faz todas essas operações diretamente pelo desktop! Incrível, não concorda?
Por meio do WhatsApp Web, você consegue responder mais rapidamente os pacientes, devido a agilidade de digitar pelo teclado do computador, e não gasta a bateria do seu celular.
Essa dica com certeza será útil para os profissionais da sua recepção. A única desvantagem é que a versão Web nem sempre sincroniza com a versão do celular, então é importante ficar atento.
2. Envie lembretes e avisos gerais pela lista de transmissão
Um erro comum de muitos profissionais é enviar uma mensagem geral como aviso de férias de um especialista da clínica ou novos horários em datas comemorativas para um único paciente e depois encaminhar a mensagem para todas as outras pessoas.
Clicando nos três pontinhos no canto superior direito do seu aplicativo, selecione a opção “Nova transmissão”, selecione os contatos desejados e envie a mensagem uma única vez, sem necessidade de ficar encaminhando.
3. Conheça o WhatsApp Business
A melhor forma de fazer um atendimento via WhatsApp, seja para agendar uma consulta, enviar avisos ou tirar dúvidas, é por meio de uma conta profissional. Essa versão possui funcionalidades exclusivas para empresas, veja quais são elas a seguir.
- Perfil comercial: diferente de um perfil pessoal, no WhatsApp Business você pode colocar um link para o site e redes sociais da clínica, endereço de e-mail e horários de funcionamento;
- Estatísticas: você pode ver quantas mensagens enviadas foram, de fato, entregues e quantas foram lidas;
- Mensagens automáticas: também é possível configurar respostas automáticas, seja dando boas-vindas ao paciente, ou passando informações importantes e pedindo para que ele já deixe alguns dados, visando agilizar o atendimento;
- Etiquetas: para organizar as conversas e grupos, é possível categorizá-las de acordo com etiquetas personalizáveis que você cria para ter uma maior organização no WhatsApp, como “dúvidas de pacientes”, “precisa de retorno”, entre outras.
Para usar o WhatsApp Business, também conhecido como WhatsApp profissional, você precisa baixar o aplicativo pela App Store ou Play Store, e registrar o número do chip. Sim, é necessário ter um número de chip exclusivo para a conta comercial.
Se seu aparelho celular permite a entrada de dois chips de celulares, é possível ter os dois perfis em um único dispositivo: o WhatsApp pessoal e o profissional. Caso seu celular não suporte dois chips ao mesmo tempo, provavelmente será necessário comprar outro.
O que não é permitido no atendimento via WhatsApp?
O atendimento via WhatsApp é muito bem-vindo para agilizar o atendimento ao paciente, em casos de dúvidas, agendamento de consultas, manutenção do relacionamento no pós-consulta, entre outras situações.
Entretanto, existem casos que não devem ser feitos pelo aplicativo, como é o caso da telemedicina (atendimento a distância). Apesar de ser um aplicativo prático para troca de mensagens no dia a dia, ele não foi feito exclusivamente para a área da saúde.
Isso significa que passar informações sigilosas, como dados de prontuário, fazer videoconferências para realizar consultas, entre outras situações de atendimento médico, não são permitidas.
O recomendado é que você tenha um sistema médico integrado a uma instituição como o Dr. Ao Vivo, maior plataforma de telemedicina do Brasil para teleconsultas.
Assim, você centraliza os dados dos seus pacientes e da sua clínica, e realiza consultas a distância de maneira segura, respeitando as normas do Conselho Federal de Medicina.
Também é importante lembrar que recepcionistas não devem ter acesso a informações sigilosas dos pacientes, logo, não devem manusear prontuários médicos e não devem receber esses dados pelo WhatsApp.
O ideal é que seu software médico também tenha soluções como prontuário eletrônico e receita digital, para enviar qualquer documento necessário a distância para seu paciente, seja por e-mail ou WhatsApp, sem necessidade de passar pela recepcionista.
Um bom sistema também vai ter diferenciais como lembretes de consultas automáticos, automatizando processos que demorariam muito para serem feitos manualmente, mesmo que por aplicativos práticos como o WhatsApp.
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