A gestão de clínicas e consultórios nunca deve ser deixada de lado, pois são seus processos que garantem uma ótima experiência para o paciente e para os colaboradores do estabelecimento.
Apesar de parecer óbvio que qualquer empresa necessita de uma ótima gestão, muitas vezes essa área é negligenciada na área da saúde, devido a correria do dia a dia e volume de pacientes que devem ser atendidos.
Porém, esse é um erro fatal, pois mesmo que o atendimento do médico seja excelente, o paciente pode não voltar devido a uma experiência ruim na recepção ou demora no processo de agendamento.
Um estudo sobre o perfil de gestor de clínicas também enfatiza a importância da gestão:
“A tarefa da administração é a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos de maneira mais adequada à situação.”
Aprenda neste artigo como melhorar os seus processos e ferramentas que te apoiam na gestão da sua clínica ou consultório. Acompanhe!
O que é gestão de clínicas e consultórios?
A gestão de clínicas e consultórios engloba diversos processos que garantem o bom funcionamento do estabelecimento de saúde, como o planejamento, organização e controle de atividades, seja na recepção ou nas consultas médicas, por exemplo.
O profissional que ocupa o papel de gestor na clínica deve planejar e organizar todas as atividades, sendo a liderança da equipe médica, além do representante oficial da clínica, ou seja, é o líder e porta-voz da instituição.
O gestor de clínicas e consultórios costuma ter diferentes papéis, como empreendedor, administrador de recursos, gerenciador de problemas e negociador. Ele também deve ver o paciente como um cliente, como o estudo citado no início do artigo afirma:
“Quando se fala no paciente, não se deve esquecer de que, como beneficiário de serviços, é cliente […]. Assim, o cliente da clínica chega à por motivos semelhantes aos do mercado convencional. Dessa forma, pacientes significam família, médicos, planos de saúde, fornecedores, pessoas que trabalham na organização, entre outros que têm ou sofrem impacto das estratégias da clínica.”
É claro que nunca devemos tornar a medicina puramente comercial, o paciente deve ser tratado como tal por seus médicos e profissionais de saúde, porém, quando abordamos o aspecto de gestão de clínicas, é necessário ter o conceito de cliente em vista.
Isso é importante pois um cliente precisa ser atraído, logo, enxergar o diferencial em seus serviços e escolher a sua clínica ao invés de concorrentes. É preciso pensar na construção de uma marca profissional, marketing médico e atração de pacientes.
Como melhorar a gestão de clínicas e consultórios?
Um conceito que pode ajudar a melhorar a gestão da sua clínica é o acrônimo SABER:
- Selecionar: escolha uma meta realista e mensurável para sua empresa, ou seja, uma meta possível de ser alcançada e que possa ser medida, como ter 70% dos atendimentos da clínica feitos pelo particular;
- Articular: trace planos de ação para atingir a meta definida, de preferência elaborando um planejamento estratégico que deve ser repassado para todos da equipe;
- Batalhar: execute o planejamento com disciplina, mas saiba o momento certo de atualizar seu plano ou rever ações específicas, quando os resultados não estiverem sendo alcançados;
- Examinar: avalie tudo que você aprendeu com essa experiência, o que pode ser melhorado e o que deve continuar;
- Recomeçar: recomece o processo novamente definindo sua próxima meta.
Além desses processos, também é importante trabalhar no desenvolvimento das seguintes habilidades essenciais para qualquer gestor:
- Habilidade técnica: possui o conhecimento necessário para gerir a clínica, sabe quais são os métodos e equipamentos essenciais para o funcionamento dos processos, possui instrução e experiência na área;
- Habilidade humana: sabe como gerir pessoas, trabalhar em equipe e liderar os funcionários da clínica, resolver conflitos, ajudar no desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores, tem empatia;
- Habilidade conceitual: entende o conceito do que é ser uma clínica e consultório, indo além do atendimento aos pacientes e vendo a instituição como uma empresa, que deve gerar lucro de forma ética e transparente.
Além dessas três habilidades que são imprescindíveis, também não podemos deixar de citar a habilidade de saber lidar com a inovação, ou seja, o gestor deve estar atualizado sobre as tendências do mercado de saúde e saber como adaptar a clínica.
Não acompanhar a inovação do mercado significa perder oportunidades e chances de evitar crises financeiras, como aconteceu na pandemia de COVID-19 no Brasil.
Os gestores que já estudavam sobre a Telemedicina e contavam com softwares médicos que implementaram rapidamente a ferramenta, conseguiram atender pacientes a distância, garantindo a continuidade do atendimento, e adicionaram uma nova modalidade de atendimento.
Veja a importância das ferramentas para a gestão da sua clínica a seguir!
7 ferramentas para a gestão de clínicas e consultórios
Além dos estudos e aplicamento de técnicas de gestão, é fundamental ter as ferramentas certas que vão organizar suas atividades e automatizar processos manuais, oferecendo mais tempo para focar na experiência do paciente e se atualizar sobre o mercado.
O ideal é que você tenha uma plataforma que reúna, pelo menos, as seguintes ferramentas:
- Cadastro de pacientes: documento eletrônico que reúne todas as informações do paciente, como dados pessoais, cadastro de planos de saúde, entre outras informações;
- Agendamento: consultas, exames, procedimentos e pacotes devem ser agendados em uma única agenda online, facilitando a organização da recepção e gestão de tempo dos profissionais de saúde;
- Emissão de guias, fluxo de caixa e contas a pagar: permitindo que você tenha uma gestão financeira completa e saiba como está a saúde financeira da clínica e o que pode ser melhorado;
- Prontuário eletrônico: assim como o cadastro de pacientes, deve ser o documento que reúne todas as informações necessárias para o atendimento médico;
- Receita com assinatura digital: a prescrição de medicamentos deve permitir o envio ao paciente de qualquer lugar e ter assinatura digital para validar a compra em farmácias;
- Painel de indicadores: que exibe o número exato de pacientes que serão atendidos no dia, quantidade de consultas, procedimentos, retornos, exames previstos e realizados;
- Lembretes de consulta automáticos: oferecendo mais tempo para as recepcionistas atenderem os pacientes que estão na clínica e reduzindo as faltas dos pacientes.
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