A gestão de custos na clínica refere-se a toda apuração de saídas financeiras, logo, o controle de todos os recursos consumidos pela empresa e pelos serviços prestados, como materiais descartáveis dos atendimentos, gestão de documentos, entre outras tarefas.
A princípio, controlar todo gasto que a clínica possui parece uma gestão simples de ser feita, porém, ao considerarmos que é necessário mapear absolutamente todos os custos (gastos de materiais, pagamentos, investimentos), a operação se torna complexa.
Como o controle de custos precisa analisar o custo total para cada serviço prestado, seja uma consulta com o paciente, atendimento na recepção, documentação, entre outros, é necessário uma ótima organização e sistemas financeiros eficientes.
Um estudo sobre gestão de custos em organizações hospitalares afirma que a gestão financeira pode – e deve – ser um diferencial das empresas da área da saúde. Isso se aplica a clínicas, hospitais, consultórios, entre outros estabelecimentos.
“Atualmente, devido à globalização da economia, a liderança em custos passou a ser uma vantagem competitiva das empresas, devendo fazer parte de sua estratégia. […] A perseguição ao menor custo, sem afetar a funcionalidade e a qualidade dos produtos/serviços, deve ser um objetivo permanente nas empresas que buscam a excelência empresarial.”
Para entender como a gestão de custos contribui para seu controle financeiro e seus resultados na clínica, continue neste artigo.
Qual a importância da gestão de custos?
Talvez você entenda que controlar seus custos seja importante para não ficar com prejuízo financeiro (gastar mais do que pode pagar), mas sabia que existem outras vantagens que essa gestão pode garantir?
A gestão de custos pode desempenhar as seguintes funções em uma clínica:
- Auxílio na tomada de decisões: por meio de uma excelente gestão de custos, alcançada por meio de boas práticas financeiras e sistemas eficientes, as decisões táticas e estratégicas são tomadas com mais segurança e facilidade;
- Controle de custos: ter controle total sobre as saídas financeiras da empresa e identificar se é o padrão de saída aceitável, visando garantir uma boa saúde financeira para a clínica;
- Redução de custos: por meio de um excelente controle, é possível identificar oportunidades de reduzir custos e eliminar desperdícios, permitindo a criação de um programa de redução de custos;
- Planejamento estratégico: definição do orçamento anual da empresa para cada área e atividade, metas de custo (o limite máximo desejável para os custos) e projeção financeira ao longo dos meses;
- Cálculo dos valores a serem cobrados: estabelecer o preço da consulta e demais procedimentos prestados na clínica, ou seja, a cobrança feita para os pacientes;
- Controle de estoque: controle das entradas e saídas de materiais, bem como as datas de vencimento, quantidade mínima que deve sempre estar em estoque, lotes, entre outras informações;
- Separação dos custos: para alcançar uma boa gestão financeira, a clínica deve ter centros de custo separados por área e função na empresa, como recepção, salas de atendimento, funcionários, marketing, entre outros. Dessa forma, é possível identificar qual área está trazendo mais custos e se é condizente com seus resultados, ou seja, fazer uma relação entre resultados e custos.
Como fazer a gestão de custos na clínica?
Para conseguir ter todos os benefícios citados acima, é fundamental seguir boas práticas e contar com ferramentas financeiras eficientes. Dê uma olhada nos passos que você não pode deixar de tomar!
Classifique os custos de acordo com a variabilidade: os custos podem ser separados em fixos e variáveis.
Os variáveis são aqueles que se alteram de acordo com a proporção de serviços prestados, como é o caso de materiais descartáveis utilizados em procedimentos médicos, que são gastos proporcionalmente com o número de procedimentos realizados.
Os custos fixos não são influenciados pela quantidade de consultas realizadas na clínica, como é o caso do valor do aluguel do imóvel, salários de funcionários (com exceção do pagamento baseado em comissão), conta de água, entre outros.
Identifique os custos conectados diretamente aos serviços e os indiretos: os custos diretos são todos aqueles aplicados diretamente aos serviços de saúde prestados. Em uma cirurgia, por exemplo, há o custo com medicamentos, gases medicinais, aparelhos e funcionários.
Os custos indiretos não estão diretamente relacionados com os serviços, como é o caso de contas de água, energia, seguros, impostos, aluguel, entre outros.
Tenha um sistema de gestão com controle financeiro: para automatizar seus processos e organização financeira, é fundamental contar com um software médico eficiente para te apoiar na administração de custos.
O recomendado é o que o sistema possua estes diferenciais:
- Caixa para consultas particulares e emissão de guia TISS para planos de saúde, bem como a geração do arquivo XML para o faturamento eletrônico dos convênios;
- Registro da forma de pagamento no caixa, como boleto, cartão, cheque, depósito, dinheiro ou PIX, com a possibilidade de registrar um desconto ou acréscimento do pagamento;
- Relatório de contas a pagar que filtra o mês e o ano, exibe o valor total de contas, total pago, valor a pagar e total em atraso. Ao clicar em “pagar”, você pode selecionar se o dinheiro está saindo do caixa ou de uma conta corrente;
- Relatório de relação entre contas a pagar e contas a receber;
- Extrato bancário que mostra o saldo da sua conta, a partir do arquivo OFX que você importa do seu banco para vincular manualmente as receitas e despesas aos lançamentos do seu caixa;
- Ficha cardex: relatório oficial de estoque, no qual você vê todas as movimentações de seus insumos e relaciona os materiais aos procedimentos, configura um estoque mínimo e recebe alerta automático de compras.
O Versatilis System, por exemplo, possui todos esses diferenciais e é integrado com instituições como o eNotas, maior plataforma de emissão de notas fiscais do Brasil, Galax Pay, integração com recebimento via cartão e boleto, Saúde Services, integração com recebimento via cartão, e Kontab, contabilidade especializada na área da saúde.
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