O fluxo de caixa é uma ferramenta financeira que permite o controle total das finanças de uma clínica ou consultório, ou seja, você consegue saber exatamente qual é o seu saldo, realizar análises e projetar futuros caixas.
Essa ferramenta, quando usada corretamente, mostra todas as suas movimentações financeiras e entrega previsões de futuros faturamentos e despesas, o que auxilia na tomada de decisão.
Apesar de sua importância, muitos médicos empreendedores não usam o fluxo de caixa como deveriam, o que prejudica a gestão financeira da clínica e pode levar ao seu fechamento.
A pesquisa de sobrevivência de empresas de 2020 feita com base em dados da Receita Federal mostra que, após 5 anos, 21,6% das microempresas fecham, e as de pequeno porte, 17%.
“Mais de 40% dos entrevistados citaram como causa do encerramento da empresa a pandemia. Para 22%, a falta de capital de giro foi primordial para o fechamento do negócio. A pesquisa também detectou que 20% dos antigos empresários reclamaram do baixo volume de vendas e da falta de clientes.”
Para que a sua clínica ou consultório não faça parte dessa estatística, é essencial estudar sobre o fluxo de caixa, como fazê-lo corretamente e conhecer seus diferentes tipos. Continue a leitura!
O que é o fluxo de caixa em clínicas e consultórios?
O fluxo de caixa registra todas as entradas e saídas de dinheiro em um período de tempo da sua clínica. Ele pode ser visto de diferentes formas, por dia, semana, mês, ano, entre outros.
Um estudo sobre a importância da gestão financeira em clínicas e consultórios traz uma ótima definição dessa funcionalidade:
“O fluxo de caixa é uma ferramenta de extrema importância para que a empresa possa ter agilidade e segurança em suas atividades financeiras. Devendo representar a situação econômica em que a empresa se encontra. É a principal ferramenta da gestão financeira que planeja, controla e analisa as receitas, despesas e os investimentos, sendo representada por gráficos mostrando entradas e saídas de todos os recursos financeiros.”
Ou seja, o ideal é que seu fluxo de caixa esteja dentro de um sistema para clínicas que possua um painel gerencial e permita que você tenha relatórios automáticos sobre sua situação financeira.
O sistema pode ter, por exemplo, uma visualização de contas a pagar, oferecendo um filtro por mês e ano, exibindo o valor total das suas contas, o valor que já foi pago, o que deve ser pago, o que está atrasado, entre outros.
Esse painel gerencial, além de ter uma integração entre seu fluxo de caixa e a conciliação bancária (ou seja, o sistema consegue diferenciar o que está no caixa da sua clínica e o que está na sua conta corrente), também deve ter estes diferenciais:
- Consegue filtrar o ano e informar mês a mês, quantas consultas foram marcadas, canceladas, realizadas, Teleconsultas e faltas
- Notas fiscais emitidas
- Gráfico mensal, que irá mostrar mês a mês o total de consultas marcadas, realizadas, canceladas e faltas
Imagine que é o início do mês e, após uma semana de atendimentos, seu fluxo de caixa consta o saldo R$ 5.000,00.
Se você não tem um fluxo de caixa automatizado e integrado ao controle financeiro da sua clínica, é difícil visualizar a relação do seu saldo atual com as contas a pagar nas próximas semanas.
Ou seja, você pode pensar que tem um “dinheiro a mais” que na verdade não possui, realizar um investimento em uma compra de um novo equipamento, por exemplo, e ficar no vermelho!
Com uma gestão financeira completa em um software de gestão, você consegue visualizar seu fluxo de caixa considerando todas as despesas e pagamentos a receber, ou seja, você de fato tem total controle das suas finanças.
Ao ter essas informações mostradas em gráficos completos, fica muito mais fácil tomar decisões como qual é o melhor momento de investir, qual é a melhor semana para pagar as contas, assim por diante.
Quais são os tipos de fluxo de caixa?
Agora que você conhece o que é um fluxo de caixa e sua importância, é necessário conhecer os diferentes tipos de fluxo de caixa e como cada um pode auxiliá-lo na gestão da sua clínica.
- Fluxo de caixa operacional: fluxo gerado pelas receitas e despesas de um determinado período, logo, mostra os resultados financeiros obtidos pela clínica e a variação em seu capital de giro (diferença entre os recursos disponíveis em caixa e a soma das despesas e contas a pagar). Esse fluxo de caixa não conta investimentos ou necessidade de capital de giro
- Fluxo de caixa direto: registra os pagamentos e recebimentos que sua clínica realiza sem considerar descontos, ou seja, mostra a forma bruta das suas operações financeiras. As entradas e saídas de dinheiro são divididas em categorias financeiras, como pagamento para fornecedores, pagamentos de pacientes, entre outros
- Fluxo de caixa indireto: não se baseia nas entradas e saídas de dinheiro diárias, mas considera lucros e prejuízos apontados no seu DRE, Demonstrativos de Resultados do Exercício, o que considera variações como depreciação, amortização e variações nas contas patrimoniais. A depreciação refere-se aos bens físicos (corpóreos), enquanto a amortização está ligada com a diminuição de valor dos direitos com prazo limitado (legal ou contratualmente)
- Fluxo de caixa projetado: realiza uma estimativa das suas finanças para que você possa planejar futuros investimentos. Esse fluxo de caixa analisa suas movimentações atuais para projetar como será seu saldo no futuro, o que auxilia na decisão de investimentos, corte de gastos, entre outros
- Fluxo de caixa livre: mensura a capacidade da sua clínica de gerar capital em curto, médio e longo prazo
- Fluxo de caixa descontado: calcula o valor da sua clínica, logo, considera todo o potencial que a sua clínica possui de gerar lucro, geralmente utilizado em situações como compra e venda de uma empresa
Como fazer um fluxo de caixa para sua clínica
Existem diferentes formas de fazer seu fluxo de caixa. Alguns optam por registrar o fluxo de caixa em um caderno de finanças, outros utilizam planilhas ou softwares de gestão para clínicas e consultórios.
O recomendado é que você tenha um sistema médico com uma gestão financeira completa, oferecendo não apenas o fluxo de caixa, mas um painel gerencial e integração com seu extrato bancário.
Você pode importar o arquivo OFX do seu banco, por exemplo, para vincular manualmente as receitas e despesas aos lançamentos, além de ter integrações com empresas como:
- eNotas: maior plataforma de emissão de notas fiscais (serviço) do Brasil
- Galax Pay: recebimento via cartão e boleto, com a menor taxa do mercado
- Saúde Service: recebimento via cartão
- Kontab: contabilidade especialidade na área da saúde
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