O controle financeiro para clínicas e consultórios permite que o gestor tenha um controle total sobre suas finanças, ou seja, saiba exatamente o estado atual do seu caixa, tenha projeções financeiras e uma boa reserva de emergência para imprevistos.
Apesar da gestão financeira ser uma área essencial para qualquer empresa, muitas clínicas e consultórios não têm esses processos organizados, seja pela correria da rotina ou falta de conhecimento na área.
Um estudo de caso de implementação do planejamento financeiro em uma clínica afirma que:
“é indispensável a presença de um planejamento financeiro como ferramenta de preparação para enfrentar desafios, orientando para a direção, coordenação e o controle das providências que deverão ser tomadas pela organização que deseja obter sucesso empresarial com vistas a aumentar sua competitividade e produtividade.”
Neste artigo você aprenderá o que é controle financeiro, como ter um na sua clínica e melhores práticas. Continue a leitura!
O que é um controle financeiro para clínicas e consultórios?
O controle financeiro em clínicas é qualquer ação ou estratégia que visa controlar as finanças da clínica, como registro de movimentações financeiras, análise de relatórios, criação de reservas de emergência e investimentos, entre outros.
Entretanto, é importante pensar em controle financeiro como um conceito amplo, ou seja, não fique preso na palavra “controle”, pois essas ações também envolvem planejamento e formas de aumentar seu lucro.
Faça as seguintes reflexões: você sabe quanto lucro líquido sua clínica gera no mês (lucro menos todas as despesas)? Sabe quais são seus meses mais fortes e fracos? Os melhores dias para pagar suas contas? Tem metas financeiras de curto, médio e longo prazo?
Se você não tem respostas claras para todas essas perguntas, é sinal de que sua gestão financeira deve ser melhorada – e rápido!
Veja a seguir alguns conceitos importantes da área de finanças que você deve conhecer para conseguir implementar um controle financeiro em sua clínica.
- Fluxo de caixa: registro de entradas e saídas de dinheiro, uma ferramenta financeira importante para tomada de decisões como seleção de datas de pagamento, futuros investimentos e mapeamento de áreas de risco na clínica
- Obrigações, riscos e direitos: referem-se aos pagamentos e recebimentos, logo, tudo que você deve receber, como pagamentos de consultas feitos pelos pacientes ou pelo plano de saúde, e tudo que você deve pagar, como salários de funcionários, aluguel, contas, entre outros. Os riscos representam riscos de crédito, liquidez, riscos de mercado legais e operacionais, ou seja, tudo que representa uma possível crise financeira
- Ponto de equilíbrio: cálculo que mostra quanto você deve gerar de receita para pagar todas as despesas da clínica, sem considerar lucro. Isso significa que a partir dessa receita, você não precisa fechar a sua clínica mas ela também não gera lucro para investimentos
- Capital de giro: orçamento necessário para manter sua empresa funcionando, sendo importante não apenas nos primeiros meses da clínica, os quais geralmente não geram lucro e podem ter um desempenho baixo, mas durante todo o funcionamento da clínica
- Controle de estoque: materiais descartáveis como luvas, gazes, amostras de medicamentos, entre outros, devem ser monitorados por um controle de estoque, garantindo que você não terá produtos vencidos ou falta de materiais para seus atendimentos
Como ter um bom controle financeiro na clínica?
Para ter um bom controle financeiro, separamos algumas dicas que vão te ajudar na sua gestão financeira. Dê uma olhada!
Registre diariamente seu fluxo de caixa. Um dos maiores erros na gestão financeira de clínicas é registrar entradas e saídas financeiras no final do dia ou no final da semana, o que não mostra a realidade do seu caixa em tempo real.
Treine sua equipe para que qualquer saída ou entrada seja registrada na hora em que acontece, da forma correta. Um pagamento parcelado, por exemplo, deve ser registrado de acordo com suas parcelas e não de uma única vez.
Separe seus custos em fixos e variáveis. Os custos fixos são aqueles que não se alteram, independentemente do volume de consultas que realiza, como aluguel, salários de funcionários, assinatura de um sistema médico, entre outros.
Os custos variáveis estão conectados com seu volume de atendimentos, como materiais descartáveis, que podem ter um valor maior ou menor, dependendo do quanto você gasta por semana.
Planeje suas contas após analisar seus relatórios financeiros. Uma das vantagens de registrar seu fluxo de caixa da maneira correta é ter uma análise completa de como seu caixa se altera de acordo com as semanas e os meses.
Imagine que, após alguns meses registrando seu fluxo de caixa em um sistema médico, a plataforma tenha te apresentado um relatório financeiro no qual você percebe as semanas com mais receita e mais despesas.
Você pode estar pagando suas contas em uma semana com baixo volume de receita, o que deixa seu caixa no vermelho. Ao alterar as datas de pagamento, seu caixa nunca fica no vermelho e você sempre tem uma reserva no caixa.
Tenha um fundo de reserva. Como citado anteriormente no artigo, ter uma reserva de emergências é fundamental para imprevistos, como aconteceu em 2020 no início da pandemia de COVID-19, na qual a maioria das clínicas teve longos períodos sem atendimentos.
O recomendado é que sua reserva tenha dinheiro suficiente para manter sua clínica funcionando por 6 meses sem nenhum pagamento entrando. É um valor grande, não concorda?
Por isso, quanto mais cedo iniciar seu fundo de reserva, melhor!
Por último, mas com certeza não menos importante, temos a dica de ter um software de gestão definitivo para sua clínica. Um sistema completo possui ferramentas como:
- Painel gerencial que permite filtrar o ano e informar, mês a mês, quantas consultas foram marcadas, canceladas, realizadas, notas fiscais emitidas, entre outros
- Contas a pagar: seção que filtra de acordo com um mês e ano, o valor total das suas contas, inclusive o valor pago, a pagar e em atraso, permitindo que você registre se irá pagar com o dinheiro do caixa ou de uma conta bancária
- Relatório de estoque com movimentações de insumo, no qual você pode vincular materiais utilizados nos procedimentos, estabelecer um estoque mínimo para os materiais e receber alerta de necessidades de compras
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