A agenda médica é uma ferramenta de gestão essencial para uma clínica ou consultório, pois ela controla a principal fonte de renda financeira do negócio: as consultas marcadas pelos pacientes.
Ao ter uma agenda organizada, o médico também torna sua rotina organizada, pois sabe exatamente onde precisa estar, garante que terá tempo suficiente para se preparar para os atendimentos e sabe quais pacientes confirmaram ou não a consulta.
Essa organização é ainda mais importante para médicos que atuam em mais de um local durante a semana, como diferentes clínicas ou em hospitais, realizando plantões.
Segundo o livro Agenda Médica: muito além do trivial:
“A agenda […] é o combustível que alimenta o trabalho do médico e da clínica como um todo. A qualidade e a quantidade do combustível determinarão em muitos aspectos até onde e como esse profissional poderá caminhar. […] A agenda mal gerenciada complica não só a vida do profissional médico, mas também a sua relação com sua família.”
Aprenda neste artigo mais sobre a importância da agenda médica e como organizá-la. Acompanhe!
Qual a importância da agenda médica?
Para exemplificar a importância da agenda médica, vamos trabalhar com dois exemplos hipotéticos de clínicas concorrentes. Ambas estão localizadas em regiões próximas, atendem o mesmo público e contam com bons profissionais de saúde.
A clínica A está há mais tempo no mercado, mas tem uma alta rotatividade de funcionários, principalmente na recepção. As recepcionistas não costumam ficar mais de 1 ano e raramente recebem treinamento e realizam todos os agendamentos em um sistema próprio da clínica.
Os agendamentos são feitos por telefone ou WhatsApp e a agenda é lotada, porém, mais de 30% dos pacientes faltam toda semana. Os médicos não têm previsão de quantos agendamentos realmente são feitos e quais pacientes confirmaram as consultas.
Além disso, os agendamentos são marcados em sequência, sem intervalo de tempo, e na maioria dos dias, os pacientes precisam esperar de 30 minutos a 1 hora para serem atendidos, o que gera uma alta insatisfação.
Ao analisar os tipos de agendamentos feitos na clínica A, a imensa maioria são primeiras consultas, com pouquíssimos retornos, e mais de 90% são por plano de saúde.
O consultório B abriu há alguns meses e ainda está construindo sua base de pacientes, mas o médico gestor da clínica decidiu, desde o começo, contar com uma agenda médica online e um sistema que o auxiliasse em sua gestão.
Ele realizou treinamentos com os profissionais da recepção sobre como usar a agenda, e pediu para que um intervalo de 10 minutos fosse obrigatório entre as consultas, além de observações como: por onde o paciente conheceu a clínica, o motivo do agendamento, entre outros.
Esse treinamento permitiu que sua agenda fosse extremamente organizada, e as recepcionistas também enviam lembretes de consulta um dia antes da data marcada, o que reduz as faltas dos pacientes.
Com um intervalo de 10 minutos entre as consultas e uma boa organização, raramente acontecem atrasos no atendimento, o que fez com que os pacientes indicassem cada vez mais o serviço da clínica e marcassem retornos.
Com uma boa gestão e um atendimento humanizado, tanto do médico quanto dos profissionais da recepção, que receberam treinamentos de atendimento ao público, a clínica cresce na região e se destaca como uma referência.
Ou seja, a organização de uma agenda pode ser o diferencial para você prestar um atendimento ainda melhor e ter tempo de qualidade para seu trabalho, seus estudos e sua família.
6 dicas para organizar sua agenda médica
Para te ajudar a organizar sua agenda, separei estas 6 dicas práticas que você pode implementar agora mesmo em sua clínica.
- Calcule o tempo médio de duração dos seus procedimentos: ao ter sua própria clínica, uma das grandes vantagens é estabelecer o tempo que você acredita que é necessário para suas consultas. É essencial que você saiba qual é o tempo médio de duração de cada procedimento, pois as primeiras consultas e retornos podem ter tempos diferentes, uma vez que na primeira consulta, talvez seja necessário mais tempo para conhecer a história do paciente e estabelecer uma conexão. Assim, você reserva o tempo ideal para cada tipo de procedimento e evita atrasos;
- Analise qual é o mínimo de consultas que você deve realizar para manter a clínica funcionando: como citado no início do artigo, a agenda organiza a principal fonte de renda financeira da clínica. Ao calcular todas as suas despesas e identificar qual é o rendimento necessário para manter sua clínica funcionando e gerar lucro, você pode entender qual é a previsibilidade de fechar seu caixa no vermelho ou no azul, e tomar ações de prevenção para evitar crises financeiras;
- Envie lembretes de consulta: a maioria dos pacientes faltam na consulta por esquecimento ou por falta de organização. Ao enviar um lembrete de consulta no dia anterior, por exemplo, você lembra do compromisso marcado e reduz sua taxa de absenteísmo;
- Estabeleça um intervalo entre as consultas: um intervalo de 10 minutos entre as consultas (ou o tempo que for necessário para sua clínica) evita grandes atrasos e permite que você se prepare para receber o paciente, chamando-o pelo nome assim que ele entrar na sala de atendimento, o que ajuda na fidelização;
- Treine sua equipe: não basta apenas contratar bons profissionais e esperar que eles atendam todas as suas expectativas, é preciso oferecer apoio por meio de treinamentos e cursos que mostram como você espera que eles organizem a agenda e como eles devem atender os pacientes;
- Verifique o status da sua agenda no dia anterior: dar uma olhada na sua agenda do dia seguinte é uma ótima forma de melhorar sua organização pessoal, pois você consegue ver quantas consultas estão marcadas e pedir qualquer alteração necessária.
Como escolher um sistema de agenda médica?
Se você reconheceu a importância da agenda médica em sua clínica e decidiu contar com o apoio de um software de gestão completo para clínicas, é fundamental buscar uma solução que ofereça os seguintes benefícios:
- Redução das faltas dos pacientes em até 50%
- Aumentar a receita em até 20% com agendamento online
- Organização da clínica e padronização dos processos de trabalho
- Redução dos cancelamentos de consultas
Na Versatilis System, por exemplo, você pode ver a agenda do mês atual, a cor verde sinalizam dias sem agendamentos, em amarelo os dias com alguns agendamentos realizados e, em vermelho, dias totalmente ocupados.
Também é possível configurar os dias da semana que o profissional atende, o horário de início e término dos atendimentos, de quanto em quanto tempo ele atende, e a agenda do sistema é integrada a agenda do Google do médico, o que ajuda na organização pessoal.
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