Gerir uma clínica ou um consultório é uma tarefa complexa. Por isso, unimos neste artigo uma compilação dos 8 pilares indispensáveis nessa missão: Clareza, Controle, Comunicação, Cuidado, Criatividade, Conhecimento, Confiança e Coesão.
E sabe o que pode facilitar ainda mais todo esse processo? Contar com o apoio do Versatilis, o melhor sistema de gestão de clínicas e consultórios, desenvolvido por especialistas na área. Vamos passar juntos por cada ponto e entender melhor como esse programa potencializa o papel do gestor.
Clareza
Várias são as frentes envolvidas na administração de qualquer negócio: financeiro, estoque, atendimento, marketing, pessoas e por aí vai. Por isso, ter clareza sobre cada uma dessas áreas, como elas se interconectam, conhecer seus pontos fortes e fracos e estar atento às mudanças é tão importante.
A pessoa responsável pela gestão deve estar constantemente com um olhar atento, buscando as oportunidades de melhoria, dando atenção aos imprevistos e propondo soluções inteligentes e estratégicas para os problemas.
Clareza no Versatilis
- Painéis de Dados: encontre, de modo facilmente compreensível, as principais informações com as quais o gestor deve estar em contato. Por ser 100% personalizável, também é possível escolher quais áreas deseja evidenciar, construindo esse espaço de um modo que faça sentido ao seu negócio.
Controle
Gerir é controlar de maneira estratégica. Até mesmo por isso, podemos subdividir essa ação em outras, mais específicas. Ter conhecimento do que ocorre sob sua administração irá te empoderar com dados importantes para traçar novas estratégias e elaborar os planos de crescimento futuros com mais embasamento.
Controle no Versatilis
O sistema oferece controle de gestão em diversas áreas como, por exemplo:
- Controle Financeiro: tenha acesso a todos os recebimentos e contas a pagar; cadastre seus fornecedores e acompanhe as despesas referentes a cada um; realize a conciliação bancária no próprio programa; acesse o fluxo de caixa atualizado da clínica quando quiser.
- Controle de Estoque: registre quais materiais são utilizados em cada consulta, procedimento ou exame; planeje e organize melhor seus atendimentos; confira os custos e os materiais que estão no estoque; evite gastar dinheiro a toa ou não aproveitar completamente os materiais que já foram adquiridos.
- Controle de Acesso: sistema híbrido que pode ser acessado sem a necessidade de conexão com internet; defina quem tem entrada permitida no programa; entre através do celular, computador ou tablet.
Comunicação
Um dos pilares do bom atendimento é manter um canal de comunicação acessível a todos os seus clientes. Isso pode ser feito tanto de maneira direta, através de ligações ou aplicativos de mensagens de texto, ou de forma mais geral, por meio das redes sociais e outros canais de divulgação.
Comunicação no Versatilis
- Integração interna com o WhatsApp: todas as conversas e os respectivos históricos dos pacientes ficam disponíveis em um mesmo lugar, com acesso simultâneo a todos aqueles responsáveis pelo atendimento.
- Integração com o RD Station: Considerada a principal plataforma de gestão de Marketing Digital da América Latina, essa integração permite que, dentro do Versatilis, você responda os contatos recebidos através das redes sociais ou outros canais de comunicação.
Cuidado
Quando mencionamos cuidado, não falamos apenas daquele essencial para fazer uma gestão responsável, com controle de riscos e planejamento para evitar imprevistos. Aqui, nos referimos também em transmitir a sensação de cuidado e respeito com seus pacientes, para que eles se sintam confortáveis e seguros ao usarem os serviços ofertados pela sua clínica.
A atenção aos detalhes, a maneira como você organiza a administração de tempo e disposição dos itens na sala de espera, o modo como lida com dados sensíveis, a qualidade dos insumos que usa, a limpeza do ambiente: todos esses são sinais de cuidado e atenção com seus clientes e são considerados quando eles montam a ideia que tem sobre o seu negócio.
Cuidado no Versatilis
- Cadastro e histórico dos pacientes: no Versatilis, você tem acesso ao cadastro completo e personalizável de todos os seus pacientes. Nele, você poderá conferir quando foram suas últimas consultas, quais exames foram solicitados, quais remédios foram receitados e etc. Conhecer seus pacientes mostra que você se preocupa verdadeiramente com eles.
- Agenda inteligente e controle da sala de espera: através do Portal do Paciente, o seu cliente tem a autonomia de marcar sua própria consulta no horário ideal. O Versatilis também possui um sistema inteligente integrado a um Painel de Senhas, que mostra ao profissional quais pacientes já chegaram e há quanto tempo estão aguardando, visando diminuir o tempo de espera.
Confiança
O dia a dia de uma clínica é repleto de dados sensíveis. É de responsabilidade do gestor garantir a segurança e a proteção dos mesmos. Entre registros de consultas, resultados de exames e diagnósticos, estão ali registros íntimos da vida do seu paciente. Transmitir confiança e credibilidade reforça a importância dada ao sigilo dessas informações.
Confiança e Credibilidade no Versatilis
- Segurança de dados: o nosso sistema foi todo desenvolvido por profissionais capacitados, preocupados em estabelecer a proteção necessária aos dados nele contidos. Não confie em programas amadores.
- Arquivamento e disponibilização de arquivos: tenha o registro de toda a documentação importante de forma digital, com o controle de acesso definido pelo gestor.
Crescimento
Outra missão importante do gestor é definir quais estratégias e mudanças serão implementadas para garantir e incentivar o crescimento contínuo do negócio. Essas definições não devem ser feitas baseadas em “achismos” ou percepções particulares. Pelo contrário, devem se ancorar em pesquisas e dados.
Crescimento no Versatilis
- Relatórios de dados: nosso sistema possibilita a confecção de uma ampla gama de relatórios e comparações com embasamento. Analise os dados financeiros, de atendimento, de consumo, dentre outros, e tome decisões mais acertadas.
Criatividade
Hoje, quem não está na internet, não é encontrado. Criar uma presença digital para a sua clínica é essencial para fazer o negócio prospectar mais clientes e se estabelecer como referência na área. A Criatividade entra aqui como a principal ferramenta para a criação do material que você irá usar na divulgação do seu consultório. Destaque-se da multidão, apresentando-se de um jeito único.
Criatividade no Versatilis
- Gestão de redes sociais: como já citamos anteriormente, o Versatilis já possui integração com o RD Station, a maior plataforma de gestão de Marketing Digital da América Latina. Desse modo, você pode fazer o gerenciamento da sua presença online no mesmo local onde acompanha as outras frentes do seu negócio. Afinal, tudo faz parte de um mesmo complexo e deve ser avaliado estrategicamente em conjunto.
Coesão
Ter uma identidade de marca coesa e coerente, presente em todos os pontos de contato com o cliente de forma consistente, ajuda a fortalecer a presença da sua clínica no imaginário dos clientes e consolidar o modo como o seu negócio será conhecido. Por isso, é tão importante que o gestor defina, com uma equipe especializada, um branding forte e que transmita a personalidade da marca.
Coesão e Coerência no Versatilis
- Edição e padronização da documentação: dentro do sistema, você contará com um editor de documentos, com usabilidade parecida com o do Microsoft Word, para confeccionar todos os documentos presentes no cotidiano da sua clínica. Isso garante a padronização desses papéis, sem a necessidade de definir os critérios “à mão” toda vez. Os modelos já ficam salvos no próprio Versatilis, pronto para serem usados.
Conte com o Versatilis na gestão da sua clínica ou consultório. Entre em contato agora e agende uma demonstração personalizada com um de nossos consultores.
