Um software para clínicas é uma plataforma que centraliza todas as soluções e ferramentas que você precisa para gerir o seu empreendimento e atender seus pacientes com humanização, agilidade e qualidade.
Escolher o software certo para sua clínica pode ser desafiador quando você não sabe como começar sua pesquisa e o que avaliar. Por isso, preparamos este artigo completo com dicas práticas que vão te auxiliar na sua jornada.
Continue a leitura e descubra quais ferramentas seu sistema deve ter, como avaliar a empresa e aspectos importantes como armazenamento e suporte oferecido. Acompanhe!
5 principais critérios para avaliar ao escolher um software para clínicas
1. Avalie as soluções (ferramentas) disponíveis no sistema
O primeiro passo para escolher um software para clínicas que vai atender todas as suas necessidades é avaliar se ele possui todas as soluções que você precisa para a gestão da sua clínica e atendimento aos pacientes.
O ideal é que o sistema ofereça pelo menos estas ferramentas:
- Prontuário e receituário eletrônico com assinatura digital: ao ter o prontuário, cadastro do paciente e receita em uma única plataforma, todos os documentos do paciente ficam centralizados, aumentando a segurança de dados e facilitando a análise dos dados clínicos. O sistema ainda pode ter integração com a Memed, maior plataforma de prescrição de receitas do Brasil, com todos os medicamentos e posologias;
- Emissão de guias, fluxo de caixa e contas a pagar: assim como é importante ter todos os documentos do paciente em um único local, todas suas ferramentas de gestão financeira também devem ser centralizadas. Assim, você gasta menos tempo e dinheiro com papel e planilhas, reduzindo seus custos e facilitando a análise de relatórios;
- Cadastro: centraliza informações essenciais para sua gestão, como os dados das unidades de atendimento, dos convênios, prédios e salas, especialidades, procedimentos, os grupos de usuário e suas permissões de acesso, os colaboradores, as tabelas de preços de consultas e procedimentos, as bandeiras de cartão e os planos de pagamentos aceitos pela clínica, os modelos de recibos, os fornecedores, os tipos de gastos e as despesas, o centro de custo e as contas bancárias, os modelos de prontuário eletrônico e receituário eletrônico e os pacotes de tratamento;
- Ficha do paciente: seção que permite a busca por pacientes da clínica, seja pelo nome ou número da carteirinha do convênio, número do prontuário, número do telefone, data de nascimento, CPF ou e-mail. Também é possível cadastrar uma nova ficha e configurar quais os dados são obrigatórios;
- Agendamento de consultas, procedimentos ou exames: apresenta a agenda do mês atual e próximos meses, sinaliza em verde os dias sem agendamento, em amarelo os dias com alguns horários ocupados e em vermelho os dias completamente ocupados. Você também pode configurar os dias da semana que o profissional de saúde atende, o horário que ele inicia e termina os atendimentos, e de quanto em quanto tempo ele atende;
- Totem de autoatendimento: para que o paciente possa apertar o botão correspondente ao serviço que irá realizar, emitir sua senha e aguardar ser chamado. O totem deve ser 100% personalizado, ou seja, a sua clínica poderá incluir os botões dos serviços ofertados, bem como personalizar as cores e o logotipo;
- Painel de interatividade: ao invés de usar a TV da clínica para programas genéricos, por meio de um sistema você pode apresentar o currículo dos profissionais da saúde, convênios que são atendidos, dicas sobre cuidados com a saúde e muito mais! Caso você use o totem de autoatendimento, é por esse painel que as senhas são chamadas, porém, se você não quiser utilizar o recurso de senhas, você pode usar o painel apenas para o marketing;
- Painel gerencial: permite filtrar o ano e informar mês a mês quantas consultas foram marcadas, canceladas e realizadas, bem como as teleconsultas, faltas, notas fiscais emitidas e muito mais. Também é possível ver um gráfico mensal, que mostra mês a mês o total de consultas marcadas, realizadas, canceladas e faltas;
- Painel de indicadores: mostra estatísticas do dia, como quantos pacientes estão agendados, número de consultas, procedimentos, retornos e exames previstos e realizados, percentual dos atendimentos do dia que já foram realizados, quantos por convênio, por especialidade, por gênero (homens e mulheres) e quantos pacientes por tipo de atendimento, ou seja, quantos estão vindo pela primeira vez na clínica e quantos são seguimento.
2. Considere a forma da cobrança
Ao pesquisar sobre os sistemas disponíveis no mercado, você verá que a maioria possui planos com diferentes preços, que vão desde um plano básico, com ferramentas como prontuário e agenda, até o mais completo, com gestão financeira e marketing.
Apesar de ser um modelo válido de cobrança, infelizmente esse formato penaliza o crescimento da sua clínica, ou seja, quanto mais ferramentas você precisar, mais terá que pagar.
O ideal é que seu software não tenha pacotes. Ao assinar uma única vez, você possui direito a todas as soluções que a empresa já desenvolveu e irá desenvolver no futuro, sendo o investimento extra uma exceção, como um serviço oferecido por uma empresa parceira do software.
3. Pesquise sobre treinamento e suporte oferecido
Muitos gestores e profissionais de saúde de clínicas e consultórios já passaram pela experiência de, ao assinar um sistema ou outro produto, precisar aprender a como usar sozinho, sem nenhuma ajuda.
No máximo, as empresas oferecem artigos e vídeos genéricos, ou treinamentos que duram poucas horas.
Um sistema comprometido com sua experiência irá te entregar um projeto de implantação completo, no qual você possui seu próprio gerente de contas especializado em gestão de clínicas e consultórios, que irá oferecer um treinamento personalizado para você e sua equipe.
Esse gerente de contas também fará o atendimento após a contratação, com um acompanhamento constante e periódico, também oferecido pela equipe de suporte, que deve estar disponível por WhatsApp, telefone ou e-mail.
4. Entenda como funciona o desenvolvimento de novas ferramentas
Todo software para clínicas deve continuar se desenvolvendo, afinal, as inovações da área da saúde nunca param de acontecer e seu sistema deve acompanhar esse avanço em suas soluções.
Porém, um diferencial que seu sistema deve ter é a possibilidade de desenvolver ferramentas para necessidades específicas da sua clínica, caso não exista uma solução atual.
A empresa fornecedora do software deve sempre considerar a possibilidade de desenvolver, considerando tempo de desenvolvimento e um possível investimento, assim, você não fica preso a um sistema engessado, nem precisa buscar outra solução.
5. Descubra a forma de armazenamento dos dados do software para clínicas
Em muitos casos, você precisa optar por um sistema na nuvem, que pode apresentar quedas ou lentidão dependendo da sua conexão com a internet, ou um sistema completamente local, que não tem a segurança de dados em nuvem.
Seu software deve oferecer a possibilidade do sistema ser 100% na nuvem ou um sistema híbrido, que funciona localmente sem depender da internet e tem backup diário na nuvem, ou seja, salva diariamente seus dados no servidor na nuvem da empresa, como a AWS, melhor servidor em nuvem do mundo.
Assim, você escolhe a forma de armazenamento que melhor se encaixa na realidade da sua clínica.
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